Помимо тематики и программы мероприятия важно заранее рассчитать его стоимость. Бюджет мероприятия включает все расходы на организацию, логистику, форс-мажоры и продвижение. Рекомендуется просчитывать минимальный и операционный варианты, в рамки которых должен вписаться фактический уровень затрат.
Статьи расходов в бюджете мероприятия
Разные форматы деловых и торжественных встреч предполагают разные организационные подходы и отличия в затратах. Но есть общие для всех событий расходы, в которые входят:
- Площадка. Аренда и оформление.
- Питание. Кейтеринг для кофе-брейков, обедов, организация фуршетов и банкетов.
- Техническое оборудование. Аренда, транспортировка, установка, настройка аудио и визуальной, конференц-аппаратуры.
- Активности. Развлечения для приглашенных – фотозона, квесты, мастер-классы.
- Развлекательная программа. Ведущий, артисты, аниматоры.
- Расходы на персонал. Найм и содержание официантов, обслуживающего персонала, фото и видеооператоров.
- Расходы на транспорт. Оплата перевозок оборудования, доставки гостей.
- Подарки. Сувенирные наборы на конференциях, бонбоньерки на свадьбах, памятные подарки на корпоративах.
Разные форматы мероприятия также могут требовать затраты на продвижение – рекламу, рассылку пригласительных, PR-кампанию. Они необходимы для своевременного информирования непосредственных участников о событии, а также привлечения общественного внимания.
Скрытые расходы: откуда берутся, и что с ними делать
Можно долго и тщательно планировать бюджет, внимательно прописывать все статьи расходов, но в итоге получить смету, существенно превышающую расчетную. Скрытые сборы при организации события возникают на разных этапах подготовки и непосредственного проведения. Наиболее часто организаторы сталкиваются с перерасходами в таких статьях:
- комиссия за транзакции авиакомпаний и банковские переводы;
- износ и повреждения оборудования;
- оплата услуг мобильных операторов при конференцсвязи;
- доплата за свой алкоголь и сладкий стол в ресторане;
- курортный сбор и оплата уборки;
- подготовка тематической полиграфии;
- закупка канцелярии;
- почасовая оплата труда персонала;
- оплата обслуживания;
- налоги;
- чаевые обслуживающему персоналу;
- расходы на содержание внеплановых участников/ гостей;
- транспортные расходы, оплата курьерской доставки.
В ходе подготовки мероприятия могут возникать новые идеи, влекущие дополнительные затраты. Чтобы позволить себе новшества, еще на этапе формирования бюджета стоит включить в него 3-10% от общей сметы на непредвиденные расходы.
Чтобы счет от подрядчика не удивил суммой, следует внимательно составлять договор о сотрудничестве, делая акцент на дополнительные, внеплановые, штрафные платежи, четко прописывать спектр задач и условия их оплаты.
Не стоит скромничать или забывать о скидках при опте, льготах для представителей стратегических отраслей экономики, бонусах для постоянных клиентов, которые можно получить от некоторых подрядчиков. Стоит использовать все ресурсы для финансовой экономии.
Как организовать мероприятие в рамках бюджета
Чем масштабнее событие, тем сложнее его организовать. Чтобы корпоратив, форум, выставка или свадьба прошли гладко и уложились в отведенный бюджет, лучше обратиться в event-агентство, которое предоставляет услуги под ключ. Опытные организаторы не только помогут спланировать все по оптимальным расценкам, но и проконтролирует четкое выполнение своих обязательств подрядчиками.
Event-агентство культурного центра Менора специализируется на организации мероприятий различного формата. Им без сомнений можно доверить:
- проведение конференций регионального и международного значения;
- подготовку форумов и выставок;
- сопровождение деловых переговоров;
- проведение веселых корпоративов;
- организацию свадеб, юбилеев, детских праздников.
Event-агентство работает с базой надежных подрядчиков и полностью берет на себя коммуникацию с ними, в том числе для решения спорных вопросов и непредвиденных изменений.
Организаторы могут составить несколько вариантов программы мероприятия в разной стилистике и на разный бюджет. Их услуги включают:
- организацию развлекательной программы;
- оформление помещения;
- техническое сопровождение;
- кейтеринг;
- логистику;
- PR-кампанию.
Стоимость услуг таких компаний в среднем составляет 10-15 % общего бюджета. Учитывая комплексность обслуживания и гарантию защиты от скрытых расходов, такая цена полностью оправдана. Event-агентство обеспечивает профессиональный подход к каждому этапу организации, следует утвержденным срокам и смете.