Выставки, конференции, мастер-классы, семейные и детские праздники – любое общественное событие требует тщательной подготовки. Организация мероприятия предполагает создание идеи, концепции, планирование и контроль на каждом этапе. Секрет успеха кроется в четком соблюдении графика и сотрудничеству с профессионалами. Удобнее всего поручить организацию специализированной компании, обладающей необходимыми навыками и полезными контактами. Но можно справиться с такой задачей самостоятельно. Для этого важно учесть несколько основных параметров.
Как правильно организовать мероприятие: простые советы о сложном
Торжественное событие должно приносить радость гостям, скрывая сложности подготовки. Официальное или частное мероприятие должно проходить по четко срежиссированному сценарию, плавно перетекая из одного этапа в другой. В таких условиях присутствующие чувствуют себя комфортно, уверенно и полноценно погружаются в атмосферу праздника. Добиться такого результата можно при помощи четкой проработки главных параметров мероприятия.
Место проведения
Локация задает тон событию. Чтобы ее выбрать, нужно продумать такие факторы:
- целевая аудитория – на кого (возраст, пол, сфера деятельности), какое количество гостей рассчитано мероприятие;
- формат действа – требует закрытого помещения или открытой площадки;
- логистика – для удаленных локаций потребуется трансфер, в черте города можно охватить большую аудиторию.
На первом этапе потенциальное место проведения можно оценить по фото, но для утверждения лучше посетить его вживую. Для встречи со спикерами подойдет аренда конференц-зала. Для выставок потребуются просторные помещения с хорошим освещением. Праздники можно провести в клубах, банкетных залах или на открытых площадках. На месте проще прочувствовать атмосферу локации, оценить ее технические возможности и сориентироваться с дальнейшими шагами организации мероприятия.
Техническое сопровождение
Формат события задает требования к оснащению локации – наличию аудио и видео аппаратуры (микрофоны, колонки, проекторы, экраны). Некоторые площадки и залы предоставляют подобные услуги, цена которых может входить в аренду или оплачиваться отдельно. Если место не оборудовано, можно заказать техническое сопровождение у сторонних организаций. В этом случае в зону ответственности организатора попадут вопросы:
- оформление разрешительной документации на использование определенной аппаратуры;
- мощность электричества на площадке;
- согласование размещения аппаратуры для массовых мероприятий с муниципалитетом.
Кейтеринг, безопасность и клининг также относятся к технической подготовке события. Оценить потенциал локации по этим параметрам, а также стоимость таких услуг у третьих лиц следует до утверждения места проведения. Затраты на сервис составляют значительную долю бюджета мероприятия.
Программа
Ключевое задание для организатора мероприятий – составление программы. Она зависит от темы события, количества гостей или участников, бюджета. Список приглашенных спикеров поможет составить порядок выступлений, рассчитать тайминг сессий, время для кофе-брейка, подготовить пригласительные, организовать регистрацию на входе.
Для торжественных событий стоит нанять ведущего праздника – харизматичного тамаду, который не только вовлечет всех гостей в праздничный процесс, но и поможет соблюсти все этапы составленной программы.
Визуализация и медиа
Привлечь гостей на общественное мероприятие поможет маркетинговый образ. Для распространения информации о предстоящем концерте, выставке, конференции можно использовать внутренние и внешние ресурсы – создать собственный сайт или страницу в социальных сетях, а также рекламировать на сторонних тематических порталах в интернете.
Визуализация события включает:
- создание афиши или запоминающегося логотипа;
- внедрение в оформление сайта концептуального дизайна будущей встречи;
- проведение информационной и рекламной кампании;
- адресную рассылку приглашений VIP-гостям.
Подготовка фирменной (тематической) сувенирной продукции также привлечет внимание и послужит дополнительным стимулом посетить мероприятие. Для официальных, научных событий можно подготовить наборы канцелярии с логотипами. Неформальные и творческие мероприятия можно поддержать фирменными футболками, бейсболками, сумками-шоперами.
Заключение
Чтобы организовать мероприятие, необходимо проявить усидчивость, креатив, терпение и настойчивость. Залог успешной работы – детальное планирование как самого события, так и алгоритма его создания. Лучше заранее продумать все шаги в спокойной обстановке, чтобы, приступив к этому ответственному делу, не отвлекаться на неожиданности, а строго следовать своей программе действий.