Будучи активним учасником бізнес-спільноти або експертом у будь-якій сфері, людина нерідко присутня на різних симпозіумах та семінарах. Він може бути як слухачем, і спікером. Як і будь-який офіційний івент, такий захід відбувається за певними правилами та нормами. Конференц етикет – збори рекомендацій щодо правил поведінки в діловому співтоваристві. Знання норм етикету допоможе почуватися комфортно, не опинитися в незручній ситуації або справити небажане враження.
Вимоги до організації заходу
Всі гості івента повинні почуватися комфортно. Важливу роль цьому грає обране місце зустрічі. Це має бути просторе приміщення з гарною акустикою, звуком і освітленням. Конференц зали культурно-ділового комплексу Менора мають необхідне оснащення для проведення заходів будь-якого рівня і формату.
Для конференції у форматі ланч прийому можна орендувати банкетний зал (Menorah Ballroom, Pchelkin’s House). Для проведення масштабних заходів підійде простора Menorah Grand Hall площею 1300 м2. Зал Сінай обладнано у форматі лекційної аудиторії. Спікерів можна розмістити у першому ряду, щоб забезпечити їм швидкий та зручний вихід на сцену.
Кодекс одягу
Конференція – це офіційний раут. Правила відвідування конференції передбачають дотримання ділового стилю одягу. Ця норма стосується як слухачів, так і доповідачів. Щодо останніх рекомендації суворіші. Взуття – закриті моделі туфель або черевиків темного кольору. Одяг – костюм із світлою сорочкою (або блузою). Комбінація джинси + піджак допустима на бізнес-івентах на тему просування продукту чи бренду. Слухач може зупинитися на повсякденному одязі простого крою. Це загальні рекомендації, яких слід дотримуватись, якщо не заявлено певний дрес-код. Якщо виникають сумніви щодо вибору вбрання, перегляньте фото попередніх заходів аналогічної тематики. Пишні зачіски, яскравий макіяж, прикраси, що кричать, не вітаються.
Норми спілкування
Прибувши на конференцію, пройдіть реєстрацію. Допомога у пошуку імені прискорить підтвердження участі та прохід на зустріч. Спікерам слід приходити заздалегідь. Це дасть змогу познайомитися зі слухачами та іншими ораторами заздалегідь. Рекомендується трохи затриматись і після виступу. Будучи гостем у залі, також варто підготуватися до заходу. ознайомитись з доповідачами, їх роботами. Запитуючи, намагайтеся висловлювати думки лаконічно. Уявлення себе також має займати багато часу. Повідомте прізвище, ім’я та рід діяльності або назву компанії, яку представляєте.
Етикет бізнес-конференцій не сприймає мови жаргонів і абревіатур. Винятком може бути лише професійний сленг з урахуванням тематики та формату івента. Якщо формулювання виявляються незрозумілими, їх потрібно пояснити.
Для знайомства та початку спілкування допомога третіх осіб не потрібна. Після привітання рекомендується подякувати за цікавий матеріал та, за бажання, продовжити спілкування. Рукостискання бажано, щоб ініціював той, до кого підійшли. Трохи піднятий пензель вказує на підвищене бажання встановити контакт.
Нетворкінг
Встановлення корисних зв’язків для вирішення професійних завдань часто стає результатом особистого спілкування у неформальній обстановці. З цією метою організатори конференції влаштовують фуршети. Це може бути, наприклад, годинна перерва між двома частинами виступів. Популярні невеликі вечірки після інформаційної програми. Невимушена обстановка сприяє спілкуванню, встановленню нових зв’язків і знайомств. Не відмовляйтеся від будь-якої можливості спілкування. Дотримання норм поведінки на конференції створює імідж респектабельності та впевненості. Такий образ має в своєму розпорядженні людей, полегшує взаємодію з ними. Якщо метою візиту було розширення бізнес-зв’язків, така стратегія є однією з найрезультативніших.
Візитні картки
Незважаючи на розвиток засобів комунікації, обмін візитками, як і раніше, є найбільш зручною формою швидкого обміну контактами. Мета конференції полягає не лише в отриманні нової інформації. Такі івенти допомагають виходити на нові горизонти роботи, створювати продуктивні бізнес-зв’язки. Збираючись на захід, підготуйте достатню кількість візитних карток. Продумайте дизайн, інформацію, яка буде розміщена (ім’я, рід діяльності або назва компанії, контактні дані). Чемно приймайте візитки. Кладіть їх у кишеню чи тримайте деякий час у руках. Свої картки також давайте особисто до рук – не залишайте їх на столах або стійках.