Виставки, конференції, майстер-класи, сімейні та дитячі свята – будь-яка громадська подія вимагає ретельної підготовки. Організація заходу передбачає створення ідеї, концепції, планування та контроль на кожному етапі. Секрет успіху полягає в чіткому дотриманні графіка та співпраці з професіоналами. Зручніше всього доручити організацію спеціалізованій компанії, яка володіє необхідними навичками та корисними контактами. Але можна впоратися з такою задачею самостійно. Для цього важливо врахувати кілька основних параметрів.
Як правильно організувати захід: прості поради про складне
Урочиста подія повинна приносити радість гостям, приховуючи складності підготовки. Офіційна або приватна подія повинна проходити за чітко постановленому сценарію, плавно перетікаючи з одного етапу в інший. В таких умовах присутні почувають себе комфортно, впевнено та повноцінно занурюються в атмосферу свята. Досягти такого результату можна за допомогою чіткої розробки головних параметрів події.
Місце проведення
Локація задає тон події. Щоб її вибрати, потрібно продумати такі фактори:
- цільова аудиторія – на кого (вік, стать, сфера діяльності), яку кількість гостей розраховано захід;
- формат дійства – вимагає закритого приміщення або відкритої площі;
- логістика – для віддалених локацій потрібний трансфер, в межах міста можна охопити більшу аудиторію.
На першому етапі потенційне місце проведення можна оцінити по фото, але для затвердження краще відвідати його особисто. Для зустрічі зі спікерами підійде оренда конференц-залу. Для виставок потрібні просторі приміщення з хорошим освітленням. Свята можна провести в клубах, банкетних залах або на відкритих площах. На місці легше відчути атмосферу локації, оцінити її технічні можливості та орієнтуватися з подальшими кроками організації події.
Технічне супроводження
Формат події задає вимоги до оснащення локації – наявності аудіо та відео апаратури (мікрофони, колонки, проектори, екрани). Деякі площі та зали надають подібні послуги, ціна яких може входити в оренду або оплачуватися окремо. Якщо місце не обладнано, можна замовити технічне супроводження у сторонніх організацій. В цьому випадку в зону відповідальності організатора потраплять питання:
- оформлення дозвільної документації на використання певної апаратури;
- потужність електрики на площі;
- узгодження розміщення апаратури для масових заходів з муніципалітетом.
Кейтерінг, безпека та клінінг також відносяться до технічної підготовки події. Оцінити потенціал локації по цим параметрам, а також вартість таких послуг у третіх осіб слід до затвердження місця проведення. Витрати на сервіс складають значущу частку бюджету події.
Програма
Ключове завдання для організатора подій – складання програми. Вона залежить від теми події, кількості гостей або учасників, бюджету. Список запрошених спікерів допоможе скласти порядок виступів, розрахувати таймінг сесій, час для кофе-брейку, підготувати запрошення, організувати реєстрацію на вході.
Для урочистих подій варто найняти ведучого свята – харизматичного тамаду, який не тільки залучить всіх гостей в святковий процес, але і допоможе дотриматися всіх етапів складеної програми.
Візуалізація та медіа
Залучити гостей на громадську подію допоможе маркетинговий образ. Для поширення інформації про майбутній концерт, виставку, конференцію можна використовувати внутрішні та зовнішні ресурси – створити власний сайт або сторінку в соціальних мережах, а також рекламувати на сторонніх тематичних порталах в інтернеті.
Візуалізація події включає:
- створення афіші або запам’ятовуючого логотипу;
- внедрення в оформлення сайту концептуального дизайну майбутньої зустрічі;
- проведення інформаційної та рекламної кампанії;
- адресну розсилку запрошень VIP-гостям.
Підготовка фірмової (тематичної) сувенірної продукції також приверне увагу та послужить додатковим стимулом відвідати подію. Для офіційних, наукових подій можна підготувати набори канцтоварів з логотипами. Неформальні та творчі події можна підтримати фірмовими футболками, кепками, сумками-шоперами.
Заключення
Щоб організувати подію, необхідно проявити усидчивість, креатив, терпіння та наполегливість. Запорука успішної роботи – детальне планування як самої події, так і алгоритму її створення. Краще завчасно продумати всі кроки в спокійній обстановці, щоб, приступивши до цього відповідального діла, не відволікатися на несподіванки, а строго слідувати своїй програмі дій.