Крім тематики та програми заходу важливо заздалегідь розрахувати його вартість. Бюджет заходу включає всі витрати на організацію, логістику, форс-мажори та просування. Рекомендується прораховувати мінімальний та операційний варіанти, до рамок яких має вписатися фактичний рівень витрат.
Статті видатків у бюджеті заходу
Різні формати ділових та урочистих зустрічей передбачають різні організаційні підходи та відмінності у витратах. Але є загальні для всіх подій витрати, які включають:
- Майданчик. Оренда та оформлення.
- Харчування. Кейтеринг для кава-брейків, обідів, організація фуршетів та банкетів.
- Технічне обладнання. Оренда, транспортування, встановлення, налаштування аудіо та візуальної, конференц-апаратури.
- Активності. Розваги для запрошених – фотозона, квести, майстер-класи.
- Розважальна програма. Ведучий, артисти, аніматори.
- Витрати на персонал. Наймання та утримання офіціантів, обслуговуючого персоналу, фото та відеооператорів.
- Витрати на транспорт. Оплата перевезень обладнання, доставки гостей.
- Подарунки. Сувенірні набори на конференціях, бонбоньєрки на весіллях, пам’ятні подарунки на корпоративах.
Різні формати заходу також можуть вимагати витрати на просування – рекламу, розсилку запрошень, PR-кампанію. Вони необхідні для своєчасного інформування безпосередніх учасників про подію, а також привернення суспільної уваги.
Приховані витрати: звідки беруться і що з ними робити
Можна довго і ретельно планувати бюджет, уважно прописувати всі статті видатків, але в результаті отримати кошторис, що істотно перевищує розрахунковий. Приховані збори при організації події виникають на різних етапах підготовки та безпосереднього проведення. Найчастіше організатори стикаються з перевитратами у таких статтях:
- комісія за транзакції авіакомпаній та банківські перекази;
- знос і пошкодження обладнання;
- оплата послуг мобільних операторів під час конференц-зв’язку;
- доплата за свій алкоголь та солодкий стіл у ресторані;
- курортний збір та оплата прибирання;
- підготовка тематичної поліграфії;
- закупівля канцелярії;
- погодинна оплата праці персоналу;
- оплата обслуговування;
- податки;
- чайові обслуговуючому персоналу;
- витрати на утримання позапланових учасників/гостей;
- транспортні витрати, оплата кур’єрської доставки.
Під час підготовки заходу можуть виникати нові ідеї, що тягнуть додаткові витрати. Щоб дозволити собі нововведення, ще на етапі формування бюджету варто включити до нього 3-10% від загального кошторису на непередбачені витрати.
Щоб рахунок від підрядника не здивував сумою, слід уважно укладати договір про співпрацю, наголошуючи на додаткових, позапланових, штрафних платежах, чітко прописувати спектр завдань та умови їх оплати.
Не варто скромничати чи забувати про знижки при опті, пільги для представників стратегічних галузей економіки, бонуси для постійних клієнтів, які можна отримати від деяких підрядників. Варто використати всі ресурси для фінансової економії.
Як організувати захід у рамках бюджету
Чим масштабніша подія, тим складніше її організувати. Щоб корпоратив, форум, виставка чи весілля пройшли гладко та вклалися до відведеного бюджету, краще звернутись до event-агентства, яке надає послуги під ключ. Досвідчені організатори не лише допоможуть спланувати все за оптимальними розцінками, але й проконтролюють чітке виконання своїх зобов’язань підрядниками.
Event-агентство культурного центру Менора спеціалізується на організації заходів різного формату. Їм, без сумніву, можна довірити:
- проведення конференцій регіонального та міжнародного значення;
- підготовка форумів та виставок;
- супровід ділових переговорів;
- проведення веселих корпоративів;
- організацію весіль, ювілеїв, дитячих свят.
Event-агентство працює з базою надійних підрядників і повністю бере на себе комунікацію з ними, у тому числі для вирішення спірних питань та непередбачених змін.
Організатори можуть скласти кілька варіантів програми заходу у різній стилістиці та на різний бюджет. Їхні послуги включають:
- організацію розважальної програми;
- оформлення приміщення;
- технічний супровід;
- кейтеринг;
- логістику;
- PR-кампанію.
Вартість послуг таких компаній у середньому становить 10-15% загального бюджету. Враховуючи комплексність обслуговування та гарантію захисту від прихованих витрат, така ціна повністю виправдана. Event-агентство забезпечує професійний підхід до кожного етапу організації, слідує затвердженим термінам та кошторису.