При всей обыденности деловых встреч для бизнеса, их организацией нельзя пренебрегать. Держать марку важно, как с постоянными партнерами, так и с потенциальными. Успешное мероприятие сулит активизацию продвижения продукта на рынок, привлечение перспективных партнеров, укрепление позитивной репутации и повышение узнаваемости бренда. Организация деловой встречи – ответственное задание, но с опытом переговоры любой степени важности и размаха планировать все легче.
Виды деловых встреч
Бизнес-встречи бывают внутренними и внешними. Внутренние касаются сотрудников компании, предназначены для решения административных, организационных, стратегических вопросов. Они редко проходят на выезде.
Внешние встречи предполагают общение представителей компании с потенциальными партнерами, инвесторами, клиентами, государственными органами, СМИ. Для них предусмотрены различные форматы – конференции, круглые столы, брифинги, выставки, семинары, форумы.
Выделяют такие виды:
- официальные – встречи с четким протоколом, подразумевающие документальное сопровождение и подписание договоров, соглашений, резолюций;
- неофициальные – встречи-знакомства, не предполагающие подписание какой-либо документации;
- формальные – проходят по четкому сценарию, сопровождаются протоколированием, предполагают дресс-код и жесткие правила деловой этики;
- неформальные – проходят в расслабленной обстановке, не предполагают обсуждение конкретных планов сотрудничества, предназначены для налаживания коммуникации.
Встреча с деловыми людьми – это не всегда о контрактах, планах и работе в целом. Многие форумы, конференции и выставки проходят в дружественной, легкой обстановке, позволяя представителям бизнеса, науки и некоммерческих институтов познакомиться, наладить контакты и почерпнуть полезную информацию.
Как организовать деловую встречу
Организация и проведение деловой встречи предполагает несколько мероприятий, специфика которых зависит от конечной цели. Предназначение определяет формат встречи:
- для поиска решения вопросов подойдут круглый стол и конференция;
- для освещения актуальных проблем и инновационных способов их решения – симпозиумы и форумы;
- для рекламы своего бренда или нового продукта – выставки и пресс-конференции;
- для официального оформления деловых отношений – переговоры.
Важно учитывать количество приглашенных, диапазон времени для проведения и программу мероприятия. Для открытых мероприятий следует критично отбирать спикеров. Квалифицированные, компетентные представители отрасли повысят рейтинг и степень доверия к встрече. Также важно, чтобы у них был опыт подобных выступлений, умение четко придерживаться таймингов и требований.
Участников делового совещания следует заранее уведомить о дате, времени и формате встречи. Время в запасе позволит всем сторонам хорошо подготовиться, чтобы она прошла гладко и с пользой.
Организацию бизнес-встречи можно разделить на такие этапы:
- Аренду площадки – для внешних корпоративных мероприятий стоит арендовать конференц-зал, оборудованный аудио- и видеоаппаратурой в центре с удобной транспортной развязкой. Размер помещения определяется исходя из количества гостей.
- Подготовку раздаточных материалов – программки, информационные буклеты, сувенирная канцелярия необходимы для продуктивной работы и положительного впечатления приглашенных.
- Настройку технического сопровождения – аренда, подключение и проверка экрана, проектора, микрофонов, системы синхронного перевода.
- Бронирование отеля для иногородних гостей – логистика и размещение участников мероприятия.
- Организацию питания – заказ кейтеринга для кофе-брейков, выездного фуршета, аренда ресторана для банкета.
- Оперативное курирование мероприятия – решение текущих вопросов, форс-мажоров.
Грамотное планирование деловой встречи и слаженные действия команды позволят достигнуть целей и получить результат в виде продвижения бизнеса на внутреннем и международном рынке.
Секреты успешной организации деловой встречи
Масштабные мероприятия, требующие проработки программы и ее реализации, лучше планировать с помощью специализированных агентств. Профессиональные организаторы уделят внимание каждому этапу и обеспечат его своевременное выполнение. Эффективная деловая встреча предполагает соблюдение таких условий:
- актуальная цель встречи и соответствие компетенции участников выбранной тематике;
- доверие участников и заинтересованность в общении;
- комфортные условия для всех гостей;
- соответствующее техническое обеспечение;
- соблюдение сроков и графиков.
Внимательность, настойчивость и уверенность в своих силах – залог продуктивной деловой встречи.