За всієї буденності ділових зустрічей для бізнесу, їх організацією не можна нехтувати. Тримати марку важливо як з постійними партнерами, так і з потенційними. Успішний захід обіцяє активізацію просування продукту на ринок, залучення перспективних партнерів, зміцнення позитивної репутації та підвищення впізнаваності бренду. Організація ділової зустрічі – відповідальне завдання, але з досвідом переговори будь-якого ступеня важливості та розмаху планувати все легше.
Види ділових зустрічей
Бізнес-зустрічі бувають внутрішніми та зовнішніми. Внутрішні стосуються співробітників компанії, які призначені для вирішення адміністративних, організаційних, стратегічних питань. Вони рідко відбуваються на виїзді.
Зовнішні зустрічі передбачають спілкування представників компанії із потенційними партнерами, інвесторами, клієнтами, державними органами, ЗМІ. Для них передбачено різноманітні формати – конференції, круглі столи, брифінги, виставки, семінари, форуми.
Виділяють такі види:
- офіційні – зустрічі з чітким протоколом, що мають на увазі документальний супровід та підписання договорів, угод, резолюцій;
- неофіційні – зустрічі-знайомства, які не передбачають підписання будь-якої документації;
- формальні – проходять за чітким сценарієм, супроводжуються протоколюванням, передбачають дрес-код та жорсткі правила ділової етики;
- неформальні – проходять у розслабленій обстановці, не передбачають обговорення конкретних планів співробітництва, призначених для налагодження комунікації.
Зустріч з діловими людьми – це не завжди про контракти, плани та роботу в цілому. Багато форумів, конференції та виставки проходять у дружній, легкій обстановці, дозволяючи представникам бізнесу, науки та некомерційних інститутів познайомитись, налагодити контакти та почерпнути корисну інформацію.
Як організувати ділову зустріч
Організація та проведення ділової зустрічі передбачає кілька заходів, специфіка яких залежить від кінцевої мети. Призначення визначає формат зустрічі:
- для пошуку вирішення питань підійдуть круглий стіл та конференція;
- для висвітлення актуальних проблем та інноваційних способів їх вирішення – симпозіуми та форуми;
- для реклами свого бренду або нового продукту – виставки та прес-конференції;
- для офіційного оформлення ділових відносин – переговори.
Важливо враховувати кількість запрошених, діапазон часу для проведення та програму заходу. Для відкритих заходів слід критично відбирати спікерів. Кваліфіковані, компетентні представники галузі підвищать рейтинг та ступінь довіри до зустрічі. Також важливо, щоб вони мали досвід подібних виступів, уміння чітко дотримуватися таймінгів та вимог.
Учасникам ділової наради слід заздалегідь повідомити про дату, час та формат зустрічі. Час у запасі дозволить усім сторонам добре підготуватися, щоб вона пройшла гладко та з користю.
Організацію бізнес-зустріч можна розділити на такі етапи:
- Оренда майданчика – для зовнішніх корпоративних заходів варто орендувати конференц-зал, обладнаний аудіо- та відеоапаратурою в центрі із зручною транспортною розв’язкою. Розмір приміщення визначається, виходячи з кількості гостей.
- Підготовку роздавальних матеріалів – програмки, інформаційні буклети, сувенірна канцелярія необхідні для продуктивної роботи та позитивного враження запрошених.
- Налаштування технічного супроводу – оренда, підключення та перевірка екрана, проектора, мікрофонів, системи синхронного перекладу.
- Бронювання готелю для іногородніх гостей – логістика та розміщення учасників заходу.
- Організацію харчування – замовлення кейтерингу для кава-брейків, виїзного фуршету, оренда ресторану для банкету.
- Оперативне керування заходом – вирішення поточних питань, форс-мажорів.
Грамотне планування ділової зустрічі та злагоджені дії команди дозволять досягти цілей та отримати результат у вигляді просування бізнесу на внутрішньому та міжнародному ринку.
Секрети успішної організації ділової зустрічі
Масштабні заходи, що вимагають опрацювання програми та її реалізації, краще планувати за допомогою спеціалізованих агенцій. Професійні організатори приділять увагу кожному етапу та забезпечать його своєчасне виконання. Ефективна ділова зустріч передбачає дотримання таких умов:
- актуальна мета зустрічі та відповідність компетенції учасників обраної тематики;
- довіра учасників та зацікавленість у спілкуванні;
- комфортні умови для всіх гостей;
- відповідне технічне забезпечення;
- дотримання термінів та графіків.
Уважність, наполегливість та впевненість у своїх силах – запорука продуктивної ділової зустрічі.